Abteilung Administration

 

Administration und Empfang

Das Administrations- und Empfangsteam ist die erste Anlaufstelle und Visitenkarte der B2B Cosmetics und der SANTIS Training AG. Das Team empfängt und betreut eine sehr unterschiedliche Kundschaft. Dazu gehören Bewerbungskurs und Sprungbrätt Teilnehmer, Kursleiter, Absolventen des Deutsch Einstufungstests, Teilnehmer der Praxisfirma und auch Ämterbesucher.

Gleichzeitig ist das Team zuständig für die Bedienung der Telefonzentrale, für allgemeine Korrespondenz sowie für das Führen des Kioskverkaufs inklusiv deren Abrechnung im Buspro. Die Reservierung und Pflege der Kursräumlichkeiten gehört ebenso in den Aufgabenbereich. Dazu wird das Kursmaterial vorbereitet und die Räumlichkeiten bereitgestellt. Die Büromaterial Bestellung und Verwaltung wird ebenfalls hier verantwortet. Auch nehmen sich die Mitarbeiter hier immer einen Moment Zeit, wenn es um einen kleinen Druckauftrag geht oder wenn es mit dem Scannen nicht ganz klappt.

Folgende Aufgaben fallen in der Abteilung an:

  • Kundschaft empfangen und bedienen
  • Telefonzentrale bedienen und Nachrichten aufnehmen und weiterleiten
  • Terminverwaltung (Outlook Kalender)
  • Postein- und -ausgang führen
  • Kioskverkauf organisieren und Kasse abrechnen
  • Deutsch Einstufungstests durchführen
  • Allgemeine Korrespondenz
  • Öffentliche Räumlichkeiten pflegen
  • Inventar und Verwaltung des Büromaterials
  • Bestellung des Verbrauchsmaterials
  • Kursunterlagen und Material vorbereiten
  • Kursräume reservieren und pflegen

Die Abteilung Administration und Empfang verfügt über 3 Arbeitsplätze.

 

Human Resources (HR)

Für neu eintretende und austretende Mitarbeiter braucht es einiges an Vorbereitung. Diese Vorbereitung ist notwendig für die Lohnbuchhaltung und für die An– und Abmeldung bei allen Sozialversicherungen. Weitere Aufgaben im Bereich Personaladministration sind das Erstellen von Arbeitsverträgen, Stellenbeschreibungen, Arbeitsbestätigungen und die Abwicklung von Unfall– und Krankmeldungen.

Folgende Aufgaben fallen in dieser Abteilung an:

  • Eintritt des Mitarbeiters vorbereiten
  • Ein- und Austritte erfassen
  • An– und Abmeldungen bei den Sozialversicherungen
  • Arbeitsverträge erstellen inkl. Stellenbeschreibungen
  • Arbeitsbestätigungen schreiben
  • Sozialversicherungen abrechnen
  • Personalstatistiken erstellen
  • Mutationen von Personal Stammdaten (Buspro)
  • Austrittsunterlagen vorbereiten
  • Kinderzulagen abrechnen
  • Unfall– und Krankenmeldungen abwickeln
  • Personalfragebogen erstellen
  • Austrittspapiere erstellen
  • Lohnläufe durchführen

Die Abteilung Personaladministration verfügt über 3 Arbeitsplätze.