Abteilungen
Was passiert im Sekretariat? Welche Arbeiten sind in der Kursadministration zu tätigen und welche Aufgaben warten im Verkauf auf mich? Entdecken Sie die verschiedenen Abteilungen der B2B Cosmetics.
Einkauf
Die Hauptaufgabe der Einkaufsabteilung ist, regelmässige Bestellungen bei anderen Praxisfirmen im In- und Ausland zu tätigen. Damit wird der Geschäftsablauf im Praxisfirmenring ermöglicht. In unserem Netzwerk werden circa 100 Kataloge aus der Schweiz und aus dem Ausland bewirtschaftet. Lieferanten Stammdaten werden in der Datenbank erfasst, verwaltet und mutiert. Der Lagerbestand wird laufend aktualisiert, so dass die Abteilungen Verkauf die Übersicht des Warenflusses hat.
Zum weiteren Tätigkeitsbereich des Einkaufs gehört die Überwachung und Kontrolle von Lieferterminen und Bestellmengen, die Kontrolle der Auftragsbestätigungen und Weiterleiten der Lieferantenrechnungen, nach Einbuchung im ERP-System, an die Buchhaltung. Über die getätigten Einkäufe werden Statistiken geführt.
Folgende Tätigkeiten fallen im Einkauf an:
- Artikel erfassen, pflegen und aktualisieren
- Lieferanten Stammdaten erfassen, verwalten und mutieren
- Kontaktpflege zu Lieferanten
- Offerten einholen und bearbeiten
- Bestellungen erfassen und verwalten
- Auftragsbestätigungen kontrollieren und ablegen
- Lieferscheine und Rechnungen kontrollieren, im ERP-System BusPro erfassen und ablegen (Wareneingangsverbuchung)
- Liefermahnungen versenden und bei Nachlieferung die Bestellungen stornieren
- Reklamationswesen bearbeiten
- Statistiken führen
- Projektarbeiten
Die Abteilung Einkauf verfügt über 12 Arbeitstische, durch das Desk-Sharing-Konzept können jedoch mehr Teilnehmende eingesetzt werden.
Buchhaltung
In der Buchhaltung der Praxisfirma kontrolliert das Team die Rechnungen (Kreditoren und Debitoren), bezahlt die Kreditorenrechnungen und verbucht die Bankbewegungen im ERP-System BusPro. Dabei achtet es auf die Einhaltung der Zahlungsfristen und zieht mögliche Skonti ab. Debitorenmahnungen sowie die vierteljährlichen Umsatzsteuerabrechnungen inklusive Zahlungen gehören ebenfalls zu den Aufgaben. Zusätzlich bearbeitet die Buchhaltung Kreditorenmahnungen und übernimmt die allgemeine Korrespondenz. Folgende Tätigkeiten fallen in der Buchhaltung an:
- Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung führen
- Rechnungen, Rabatte und Skonti kontrollieren
- Rechnungen über E-Banking bezahlen
- Kontoauszüge bearbeiten und verbuchen
- Mahnwesen Debitoren führen
- Mahnwesen Kreditoren bearbeiten
- Kontrolle der Ablage im dazugehörigen System
- Täglich anfallende Geschäftsfälle verbuchen
- Mehrwertsteuer-Abrechnungen erstellen
- Jahresabschlüsse vorbereiten und durchführen
- Budget erstellen und Budgetkontrolle durchführen
- Betreibungsprozess führen und Betreibungen bearbeiten
Die Abteilung Buchhaltung verfügt über 6 Arbeitstische, durch das Desk-Sharing-Konzept können jedoch mehr Teilnehmende eingesetzt werden.
Verkauf
Der Kundenkontakt in mündlicher oder schriftlicher Form ist eine wesentliche Aufgabe in der Abteilung Verkauf. Die Kundendaten werden im ERP-System BusPro erfasst, verwaltet und aktualisiert. Kundenbestellungen werden in kürzester Zeit bearbeitet. Im weiteren Verlauf werden daraus Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Zoll- und Frachtpapiere, Rechnungen und Gutschriften erstellt. Darüber hinaus ist es die Aufgabe der Abteilung, die Lagerbestände stets im Blick zu behalten und Bestellvorschläge für die Einkaufsabteilung zu erstellen. Um die Verkaufszahlen zu erfassen, werden Statistiken geführt. Folgende Tätigkeiten können während Ihres Einsatzes in der Verkaufsabteilung der Praxisfirma anfallen und von Ihnen erledigt werden:
- Erfassen von Bestellungen im ERP
- Erstellen von Auftragsbestätigungen
- Lieferscheine erstellen sowie die Lieferungen überwachen
- Rechnungen erstellen und kontrollieren
- Erstellung von Zoll- und Frachtpapieren
- Handhabung von Reklamationen
- Erstellung von Gutschriften
- Kunden erfassen, verwalten und mutieren
- Telefonische und schriftliche Kundenberatung
- Aushandeln von Konditionen und Rabatten
- Ausarbeitung von Offerten
- Setzen von neuen Verkaufszielen
- Verfügbarkeit der Coop naturaline Produkte gewährleisten
- Verkaufsdaten statistisch auswerten
- Verkaufsaktionen durchführen und planen mit dem Marketing
- Webshop bewirtschaften und Sortiment bestimmen
- Kalkulation der Verkaufspreise & Rabattstufen
- Organisation der jährlichen Praxisfirmen Messe Swissmeet
- Verkaufsprozess optimieren zum Verbessern der Kundenzufriedenheit
Die Abteilung Verkauf verfügt über 6 Arbeitsplätze.
Marketing
Je nach Geschäftsverlauf und Marketingstrategie werden geeignete Kommunikationsmittel geplant und umgesetzt – darunter Kataloge, Flyer, Mailings und Newsletter. In enger Zusammenarbeit mit dem Verkaufsteam werden verkaufsfördernde Massnahmen realisiert. Dabei fliessen sowohl die Analyse des Kundenverhaltens als auch die Auswertung von Umsatzstatistiken mit ein. Ziel ist es, die Kundenzufriedenheit auf einem hohen Niveau zu halten – unter anderem durch ein effizientes Reklamationsmanagement.
Das Marketingteam ist zudem für die inhaltliche Pflege und Bewirtschaftung des Webshops verantwortlich. Auch die Betreuung und Weiterentwicklung der Social-Media-Kanäle gehört zum Aufgabenbereich.
Darüber hinaus agiert das Marketing als interner Dienstleister – etwa für den internen Kiosk oder für Bedarfsträger wie die Standortleitung oder die AVENIR GmbH – und unterstützt bei der Umsetzung individueller Anliegen und Materialien.
- Promotionen kreieren mit dem Verkauf
- Flyer und Mailings erstellen
- Erstellung von Newslettern und Berichten
- Organisation und Durchführung von externen Betriebsbesichtigungen
- Kundenbefragungen und -analysen durchführen
- Auswahl des Produktesortiments mitentscheiden
- Evaluation neuer online Tools und Nutzung von KI
- Produktekatalog planen und erstellen
- Erstellung einer Kommunikationsplanung
- Ausarbeitung einer Marketingplanung
- Webseite und Webshop inhaltlich betreuen
- Eigener Messestand für die SwissMeet gestalten
- Planung und Realisation der jährlichen Praxisfirmenmesse
- Ausbau der Zusammenarbeit mit Coop naturaline
- Einhaltung der grafischen Vorgaben (Corporate Design)
Die Abteilung Administration und Empfang verfügt über 4 Arbeitsplätze.
Administration und Empfang
Das Administrations- und Empfangsteam bildet die erste Anlaufstelle und stellt die Visitenkarte der B2B Cosmetics sowie der SANTIS Training AG dar. Es empfängt und betreut eine vielseitige Kundschaft, zu der unter anderem Teilnehmende der Bewerbungskurse und von Sprungbrättplus, Kursleitende, Teilnehmende der Praxisfirma sowie Besuchende der Ämter gehören.
Das Team übernimmt ausserdem die Verantwortung für die Bedienung der Telefonzentrale und die Bearbeitung der allgemeinen Korrespondenz. Ein weiterer zentraler Aufgabenbereich ist die Führung des Kioskverkaufs sowie dessen vollständige Bewirtschaftung. Zudem zeichnet sich das Team für die Reservierung und Pflege der Kursräumlichkeiten verantwortlich und sorgt dafür, dass diese immer den jeweiligen Anforderungen entsprechen.
Ein weiterer Bestandteil der Aufgaben ist die Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien. Die Verwaltung und der Abschluss der Kasse gehören ebenso zu den Tätigkeiten des Empfangsteams. Auch bei kleineren Druckaufträgen oder bei Problemen mit dem Scannen nehmen sich die Mitarbeitenden stets einen Moment Zeit, um zu helfen und eine schnelle Lösung zu finden.
Durch diese vielfältigen Aufgabenbereiche sorgt das Administrations- und Empfangsteam dafür, dass der tägliche Betrieb reibungslos abläuft und alle Anfragen professionell und effizient bearbeitet werden.
Folgende Aufgaben fallen in der Abteilung an:
- Kundschaft empfangen und betreuen
- Telefonzentrale bedienen und Nachrichten entgegennehmen und weiterleiten
- Terminverwaltung Sprungbrättplus und Sprungbrättcafé
- Post Ein- und Ausgang verwalten sowie Webstamps erstellen
- Kioskverkauf verwalten und Kasse abrechnen
- Allgemeine Korrespondenz
- Öffentliche Räumlichkeiten pflegen
- Inventar und Verwaltung des Büromaterials
- Bestellung des Verbrauchsmaterials
- Kursräume reservieren und pflegen
Die Abteilung Administration und Empfang verfügt über 3 Arbeitsplätze.
Human Resources (HR)
Für neu eintretende und austretende Mitarbeitende ist eine umfassende und sorgfältige Vorbereitung unerlässlich. Diese Vorbereitungen sind notwendig, um eine korrekte und termingerechte Lohnbuchhaltung sicherzustellen sowie alle relevanten An- und Abmeldungen bei den Sozialversicherungen ordnungsgemäss durchzuführen. Die Personaladministration spielt eine entscheidende Rolle in der gesamten Verwaltung der Mitarbeitenden und sorgt für eine effiziente Abwicklung der personalrelevanten Prozesse. Dazu gehören unter anderem das Erstellen von Arbeitsverträgen, die Ausarbeitung von Stellenbeschreibungen, die Abrechnung von Sozialversicherungsbeiträgen, sowie die Verwaltung von Mutationen bei Personalstammdaten.
Folgende Aufgaben fallen in der Abteilung an:
- Eintritt der Mitarbeitenden vorbereiten
- Ein- und Austritte erfassen
- An– und Abmeldungen bei den Sozialversicherungen
- Arbeitsverträge erstellen inkl. Stellenbeschreibungen
- Sozialversicherungen abrechnen
- Mutationen von Personalstammdaten
- Austrittsunterlagen vorbereiten
- Kinderzulagen abrechnen
- Unfall– und Krankenmeldungen abwickeln
- Führen der Lohnliste
- Bewirtschaftung der Telefonliste
Die Abteilung Personaladministration verfügt über 2 Arbeitsplätze.
